一、先講結論：大多數情況「一式三份」
一般到郵局辦理存證信函，最常見的做法是同內容列印三份（俗稱一式三份）。重點不是「印幾張紙」而是「郵局要留存一份副本」作為存證資料，日後你才能拿副本與郵寄紀錄作證。
最常見的一式三份（單一收件人）
- 寄送用：寄給收件人的那一份
- 郵局存查用：郵局留存的副本（存證核心）
- 你自己留存：自己保留的副本（建議與郵局存查內容一致）
二、多位收件人／副本怎麼辦？「每個對象都要有一份寄送用」
如果你不是只有一位收件人，而是有多位收件人或要副本（CC），實務上會變成：
- 每一位收件人：要各自有一份「寄送用」
- 每一位副本對象：也要各自有一份「寄送用」（如果你真的要寄副本）
- 另外再加：郵局存查用 + 你自己留存（通常各 1 份）
快速算式（好用）
總份數 ≈（寄送用：收件人數 + 副本數） + 郵局存查 1 + 自己留存 1
例如：2 位收件人、1 位副本 → 寄送用 3 份 + 存查 1 + 留存 1 → 共 5 份（同內容）。
三、附件怎麼算？實務原則：附件也要能被「對照」
常見情境：你在信函裡引用「合約、對帳單、截圖、收據」。你不一定要把全部附件都做存證，但至少要做到：
- 在正文清楚列出附件清單（附件一：合約影本、附件二：對帳單…）
- 若附件是你主張的關鍵證據，建議附件也一併附在郵局存查副本（避免對方否認你寄了什麼）
- 截圖建議印出並標注日期與來源（例如：對話截圖、匯款紀錄截圖）
四、費用怎麼構成？你會感覺「張數」變多費用就上來
存證信函費用通常與重量、份數、附加的存證／掛號有關。多收件人、多副本、多附件通常費用會上升，原因就是寄送份數與重量增加。
省錢但不失證據力的技巧
- 正文寫清楚事實與請求，附件只放「關鍵」即可
- 附件若很多，正文可以寫「附件另行提供／或可供對照」並保留原始證據（依案件重要性評估）
- 同一套內容不要每份都改動（避免被抓到內容不一致）
五、最常見錯誤（務必避開）
- 每份內容不一致：例如其中一份漏了一段或金額不同，證據力會很傷。
- 收件人資料寫錯：姓名、地址錯誤，容易變成退件或送達爭議。
- 只寫一句「請你處理」：沒有事實、沒有期限，後續很難主張已催告。
- 期限不清楚：建議用「收受後 X 日內」或「於 YYYY/MM/DD 前」。
六、可直接套用的段落（簡短但完整）
主旨：關於（欠款清償／欠租給付／解除契約／返還物品）之正式通知
說明：
一、就（事實：何時、何事、何約定）一事，貴方應於（約定日期／期限）前履行，惟迄今仍未履行。
二、請貴方於收受本函後（7/10/14）日內，完成（付款／返還／交付／修補／搬遷點交）等事項。
三、逾期未履行者，本人/本公司將依法採取必要程序，以維護權益。
七、最後提醒
你可以把存證信函想成：「把你要說的話，用一個能被證明的方式送達」。準備份數的目的，是為了讓「送達內容」與「留存副本」一致，後面真的要協商、調解或訴訟時才站得住腳。