一、為什麼很多人需要「存證信函範本」？
對大多數人來說，存證信函最困難的地方，通常不是不知道自己受了什麼損害，而是不知道應該怎麼把事情寫成一封正式文件。 明明心裡知道對方欠錢、欠租、不搬離、押金不退、貨款不付、侵權不下架，但一打開文件，就會卡在第一句：到底該怎麼開頭？
這也是為什麼「存證信函範本」會有很高的需求。因為範本最大的功能，不是讓你照抄，而是幫你建立一個可理解、可修改、可套用的基本結構。 你可以把它理解成一個骨架：不同案件的細節不同，但骨架往往很接近。只要骨架清楚，填入自己的事實與請求，整封信就會穩很多。
實務上，多數存證信函雖然案件類型差很多，但核心段落通常都包含：
- 雙方身分與關係
- 事情發生經過
- 目前未履行或爭議狀態
- 明確請求事項
- 履行期限
- 逾期後保留法律權利
真正會變動的地方，主要是「事實背景」與「請求內容」。 例如，欠款案件要寫的是借款或貨款來龍去脈；租賃案件要寫的是租約、租金與返還房屋；侵權案件則會著重在侵權行為、下架要求與停止侵害。
因此，使用範本時最重要的觀念不是複製貼上，而是學會判斷：哪些句子可以沿用，哪些地方必須依自己的案情調整。
二、使用範本前，先理解三件事
在看各種存證信函範本之前，先建立三個觀念，會比一直找模板更重要。
1. 範本不是萬用答案
範本可以幫你快速起稿，但它不是法律結果的保證。 同一個「欠款」案件，也可能因為金額、借款方式、還款約定、是否已有催告、是否有擔保等因素，而有不同寫法。
2. 範本的價值在於結構
真正有用的範本，不只是提供一段文字，而是讓你看到： 這種案件通常怎麼鋪陳背景？怎麼提出請求？怎麼寫期限？怎麼收尾？
3. 範本不能取代事實核對
任何模板都無法幫你自動知道：
- 你的日期有沒有寫錯
- 你的金額有沒有寫錯
- 對方地址是否正確
- 你給的期限是否合理
- 你要的結果是否真的寫清楚
所以，範本可以幫你節省撰寫時間，但不能省略核對工作。
三、存證信函範本的基本共通結構
不論什麼情境，常見範本通常都能整理成以下結構：
寄件人：＿＿＿＿＿＿ 地址：＿＿＿＿＿＿ 收件人：＿＿＿＿＿＿ 地址：＿＿＿＿＿＿ 主旨：＿＿＿＿＿＿ 說明： 一、＿＿＿＿＿＿ 二、＿＿＿＿＿＿ 三、＿＿＿＿＿＿ 四、請＿＿＿＿＿＿ 五、如逾期仍未履行，將依法處理並保留一切權利。 此致 ＿＿＿＿＿＿ 寄件人：＿＿＿＿＿＿ 日期：＿＿＿＿＿＿
這個結構的優點，是不管你今天要寫的是催繳欠款、終止租約、要求返還押金、請求停止侵權，基本上都能套用。 差別只在於：
- 主旨怎麼寫
- 事實怎麼整理
- 請求怎麼表達
四、範本一：欠款催收存證信函
欠款催收是最常見的存證信函情境之一。這類案件包括私人借款、貨款、工程款、尾款、代墊款等。
這類範本的重點通常是：
- 說明債權成立原因
- 說明雙方原約定
- 指出目前未付款情況
- 明確要求期限內清償
主旨：催告清償欠款新台幣＿＿元 說明： 一、本人與台端間因＿＿＿＿＿＿關係，台端尚積欠本人新台幣＿＿元。 二、雙方原約定應於＿＿年＿＿月＿＿日前完成付款。 三、惟截至本函發出日止，台端仍未依約給付。 四、茲正式通知台端，請於本函送達後＿＿日內清償上開款項。 五、如逾期仍未履行，本人將依法採取必要法律措施，並保留一切權利。
這種範本的核心不是華麗，而是讓欠款事實、金額與期限一目了然。
五、範本二：借款不還存證信函
私人借款與一般貨款最大的差別，在於你通常需要把「借款發生時間」與「還款約定」寫得更清楚。 如果手上有借據、匯款紀錄、聊天紀錄，也最好讓本文敘述與這些資料相互對應。
主旨：催告返還借款新台幣＿＿元 說明： 一、本人於＿＿年＿＿月＿＿日借款新台幣＿＿元予台端。 二、雙方原約定應於＿＿年＿＿月＿＿日前返還。 三、惟迄今台端仍未返還上開借款。 四、請台端於本函送達後＿＿日內返還全部借款。 五、如逾期仍未履行，本人將依法處理，並保留一切法律權利。
如果是分期還款但中途未繳，也可以改成：
- 先寫明分期約定
- 再寫明未履行期數
- 最後寫明目前請求是補繳逾期部分，或主張全部到期
六、範本三：欠租催繳存證信函
租賃案件也是高頻率情境。尤其在房東面對房客欠租時，最常見的需求就是先正式催繳，再決定是否進一步終止租約。
欠租催繳範本通常要寫清楚：
- 租約成立時間
- 每月租金金額
- 目前欠繳月份
- 欠繳總額
- 要求限期補繳
主旨：催繳積欠租金並限期履行 說明： 一、台端向本人承租位於＿＿＿＿＿＿之房屋，租賃期間自＿＿年＿＿月＿＿日起至＿＿年＿＿月＿＿日止，每月租金為新台幣＿＿元。 二、惟台端截至目前為止，已積欠＿＿月份至＿＿月份租金，共計新台幣＿＿元。 三、茲正式通知台端，請於本函送達後＿＿日內給付上開租金。 四、如逾期仍未給付，本人將依法處理，並保留終止租約及請求返還房屋等權利。
這類範本最容易出錯的地方，是沒有把「欠哪幾期」與「總額多少」寫清楚。
七、範本四：終止租約並請求返還房屋
當房客欠租情況嚴重，或已有其他重大違約時，房東常會想進一步通知終止租賃關係，並要求返還房屋。 這類範本比單純催租更強，因為通知目的從「請付款」延伸到「結束契約並返還房屋」。
主旨：通知終止租賃契約並請求返還房屋 說明： 一、台端向本人承租位於＿＿＿＿＿＿之房屋，雙方於＿＿年＿＿月＿＿日成立租賃契約。 二、台端因＿＿＿＿＿＿（例如積欠租金、重大違約等）迄今未履行，已嚴重影響租賃關係。 三、本人爰依法通知終止雙方租賃契約。 四、請台端於本函送達後＿＿日內遷出並返還房屋，並結清相關費用。 五、如逾期仍未返還，本人將依法採取必要措施，並保留一切權利。
這類範本寫法上要更小心，因為終止契約通常比單純催繳更直接。 若案件條件尚未成熟，寫法就不能過度跳躍。
八、範本五：押金返還存證信函
租客退租後最常見的爭議之一，就是押金返還。 房東可能主張有清潔、修繕、違約或其他費用要扣；房客則可能認為押金應全數返還。
押金返還範本通常重點在於：
- 租賃已結束
- 房屋已返還
- 押金金額與原約定
- 目前未返還狀況
- 要求期限內返還
主旨：請求返還租賃押金新台幣＿＿元 說明： 一、本人前向台端承租位於＿＿＿＿＿＿之房屋，雙方租賃契約已於＿＿年＿＿月＿＿日終了。 二、本人已於＿＿年＿＿月＿＿日完成點交並返還房屋。 三、依原租賃約定，押金為新台幣＿＿元，惟截至目前為止，台端仍未返還。 四、茲正式請求台端於本函送達後＿＿日內返還前述押金。 五、如逾期仍未返還，本人將依法主張權利，並保留一切法律措施。
如果房東主張扣款，這類案件就更需要事實釐清。 因此範本雖可用，但金額主張一定要審慎。
九、範本六：工程款／承攬報酬催告
工程款或承攬報酬案件，常見困難在於：金額可能不只一筆，還可能涉及驗收、追加、尾款、保留款等問題。 因此，這類範本要比一般借款更重視「工程或承攬背景」的交代。
主旨：催告給付工程款（或承攬報酬）新台幣＿＿元 說明： 一、本人（或本公司）與台端前就＿＿＿＿＿＿工程（或承攬事項）成立合作，由本人依約完成相關工作。 二、依雙方約定，台端應給付工程款（或報酬）新台幣＿＿元。 三、惟截至本函發出日止，台端尚未支付上開款項。 四、請台端於本函送達後＿＿日內給付前述金額。 五、如逾期仍未履行，本人將依法主張權利，並保留一切法律措施。
這類範本若要更穩，建議你自己補上：
- 工程名稱或地點
- 完成時間
- 請款時間
- 目前未付的是哪一筆
十、範本七：貨款催繳存證信函
商務交易中，貨已交但款未付，也是常見情境。 這類範本的重點在於：不要只寫「欠貨款」，而是要讓對方知道你主張的是哪一批貨、哪一次交易、多少金額。
主旨：催告給付貨款新台幣＿＿元 說明： 一、本人（或本公司）前依雙方交易約定，已向台端交付＿＿＿＿＿＿貨品。 二、依原約定，台端應給付貨款新台幣＿＿元。 三、惟截至目前止，台端仍未給付上開貨款。 四、請於本函送達後＿＿日內清償前述款項。 五、如逾期仍未履行，本人（或本公司）將依法處理，並保留一切權利。
如果有發票、訂單、對帳單或送貨紀錄，本文敘述最好能與那些資料一致。
十一、範本八：停止侵權與要求下架通知
侵權案件與金錢案件不同。這類存證信函常見的目的不是要對方立刻付款，而是要對方停止某種行為。 例如：
- 停止使用照片、文字、設計
- 移除侵權內容
- 下架網頁或商品頁面
- 停止散布不實言論
主旨：請求立即停止侵權並移除相關內容 說明： 一、台端未經本人同意，擅自使用本人之＿＿＿＿＿＿（例如照片、文章、設計、內容等）。 二、前述行為已侵害本人權益。 三、茲正式通知台端，請立即停止前述行為，並於本函送達後＿＿日內移除相關內容。 四、如逾期仍未處理，本人將依法採取必要法律措施，並保留一切權利。
這類範本常見錯誤，是直接情緒化指控對方，卻沒有交代侵權內容、位置或具體下架要求。
十二、範本九：要求停止妨害名譽或不實言論
網路發言、公開評論、社群貼文等，也常引發存證信函需求。 這類範本的重點是：
- 指出哪裡有什麼內容
- 為何認為不實或侵害權益
- 要求停止、刪除、不得再散布
主旨：請求停止散布不實言論並移除相關內容 說明： 一、台端於＿＿＿＿＿＿平台（或頁面）發表內容涉及本人，且其中有＿＿＿＿＿＿等不實陳述。 二、前述內容已影響本人名譽及權益。 三、請台端於本函送達後＿＿日內移除前述內容，並停止再為散布。 四、如逾期仍未處理，本人將依法主張權利，並保留一切法律措施。
這類案件尤其要避免把整封信寫成情緒反擊，否則文件會失焦。
十三、範本十：要求返還物品或文件
有些案件不是要錢，而是要對方返還某個東西，例如：
- 文件
- 印章
- 設備
- 樣品
- 保證金相關憑證
主旨：請求返還＿＿＿＿＿＿ 說明： 一、台端目前持有本人之＿＿＿＿＿＿。 二、前述物品（或文件）依法或依雙方約定應返還本人。 三、請於本函送達後＿＿日內返還上開物品。 四、如逾期仍未返還，本人將依法處理，並保留一切權利。
這類範本雖然簡單，但記得要把「物品是什麼」與「你為什麼有權要求返還」寫明白。
十四、同樣是範本，為什麼有的案件適合短版，有的要長版？
不是每一封存證信函都應該寫到很長。 有些案件關係單純、事實明確，例如單筆借款、單期租金、單一押金返還，短版就足夠。
但如果案件有以下特徵，通常就應該比一般範本多寫一些：
- 雙方關係較長
- 涉及多筆金額
- 有多次催告紀錄
- 涉及契約終止
- 涉及多重請求（例如付款＋返還物品）
- 未來高度可能進入訴訟
也就是說，範本不是越短越好，而是要看案情複雜度。 短版講不清楚，就應該寫長一點；但若案件很單純，也不必為了看起來專業而刻意拉長。
十五、範本套用時最容易犯的五個錯誤
1. 只改名字，其他事實沒改
這是最危險的套用方式。看似省時，但很容易把不相干的句子留在文中，讓整封信出現自相矛盾。
2. 套了不適合的請求
例如明明只是催繳欠款，卻用了「終止契約並返還房屋」的模板語句；或明明是押金返還，卻套進借款返還的敘述。
3. 忘記調整期限
不同案件的合理期限可能不同。不要每封信都固定寫 7 日，而忽略案情差異。
4. 沒有核對金額與日期
範本本身不會知道你的案件細節，所以金額、日期、期數一定要自己核對。
5. 以為範本越像法律文書越好
真正重要的是清楚。不是每個人都需要大量法條和艱澀文字。
十六、怎麼判斷自己應該用哪一種範本？
判斷方式其實很簡單：先問自己，這封信最主要是要對方做什麼。
- 如果你要對方付款：找催收、借款、貨款、工程款範本
- 如果你要對方搬離或返還：找終止租約、返還房屋、返還物品範本
- 如果你要對方退錢：找押金返還、退款、返還款項範本
- 如果你要對方停止行為：找侵權停止、下架通知、停止散布內容範本
也就是說，先抓「請求目的」，再決定範本，不要只看案件表面名稱。
十七、存證信函範本能不能直接拿去郵局寄？
理論上，只要內容完整、格式正確、資訊無誤，範本改好之後就可以寄。 但在實際寄出前，建議至少再檢查以下幾項：
- 收件人姓名是否正確
- 地址是否正確
- 主旨與案件類型是否一致
- 事實敘述是否清楚
- 請求事項是否具體
- 期限是否明確
- 金額與日期是否無誤
- 整體文字是否理性
如果這些都確認無誤，範本才算真的完成。
十八、最實用的範本觀念：先用模板起稿，再用案情校正
真正實用的做法，不是到處找最完美的範本，而是先找到最接近你的案件類型，然後把它改成符合自己案情的版本。
你可以把流程想成三步：
- 先選對範本類型
- 再把事實、金額、日期、請求、期限改成自己的案件
- 最後檢查全文是否連貫、清楚、合理
這樣做，比盲目搜尋更多模板更有效率。
十九、如果不知道該從哪個範本開始，怎麼辦？
如果你現在還不確定自己應該套哪個範本，通常代表你卡住的不是文字，而是案件定位。 這時可以先回到最基本的三個問題：
- 對方做錯了什麼？
- 我現在最想要的結果是什麼？
- 如果對方不做，我下一步可能會做什麼？
只要這三件事有答案，你就比較容易知道自己該用：
- 催收型範本
- 返還型範本
- 終止型範本
- 停止侵害型範本
二十、範本的真正用途，不是代替思考，而是減少空白恐懼
很多人一看到空白頁就卡住，所以才會一直找「可直接套用」的模板。 其實範本最有價值的地方，就是幫你跨過那個最難的第一步：從零開始。
當你知道存證信函其實就是：
- 先交代事實
- 再提出請求
- 接著設定期限
- 最後保留權利
你會發現，多數範本本質上都很接近。 真正重要的，是你能不能把自己的案情放進去，而不是找到一份看起來最厲害的模板。
二十一、如果想更快完成，怎麼做？
如果你已經知道大致案情，但不想從頭整理格式，可以先把下列資訊準備好：
- 寄件人資料
- 收件人資料
- 案件背景
- 原約定內容
- 目前未履行情況
- 你的請求
- 你願意給的期限
把這些資料整理完後，再透過工具產出較完整的格式，通常會比自己從空白文件開始穩定得多。